06 · ANLEITUNG & PDF

Privatrechnung für Ärzte erstellen und als PDF speichern

Von den Praxisangaben bis zur fertigen Datei: So erstellen Sie eine ambulante GOÄ-Rechnung in Arztrechnung Pro und behalten den Beleg auf Ihrem Gerät.

Redaktion Arztrechnung Pro · Anbieter: Dr. med. Herbert Karpienski · Stand: 29. Oktober 2026

1. Die Anwendung öffnen und die Speicherung wählen

Über Rechnung erstellen gelangen Sie nach einer kurzen Erklärung in die Anwendung. Die öffentlichen Informationsseiten benötigen kein Passwort. Für ein dauerhaftes lokales Browserarchiv legen Sie ein Archivpasswort an oder entsperren ein vorhandenes Archiv. Für eine vorübergehende Sitzung gibt es „Ohne Archiv fortfahren“.

Das Archivpasswort schützt die lokale Ablage. Es ist unabhängig vom optionalen Pro-Konto, das Lizenz und Käufe verwaltet. Patientendaten gehören nicht in dieses Konto. Eine Sitzung ohne Archiv wird nicht automatisch dauerhaft gespeichert.

2. Praxis, Patient und Rechnungsempfänger erfassen

Kontrollieren Sie den Briefkopf mit Namen, Berufsbezeichnung und Kontaktdaten. Ergänzen Sie die Bankverbindung für Überweisungen. Patient und Zahlungspflichtiger können unterschiedlich sein; einen abweichenden Rechnungsempfänger sollten Sie daher bewusst auswählen und dessen Anschrift prüfen.

In der kostenlosen Basis erfassen Sie die Patientendaten für die Einzelrechnung manuell. Mit aktivem Pro können Sie einen Patienten aus der Kartei auswählen. Prüfen Sie nach der Auswahl trotzdem die Zuordnung und die Rechnungsdaten. Der Beitrag GOÄ-Rechnung: Muster und Aufbau zeigt die Felder im Zusammenhang.

3. Erbrachte Leistungen aus dem GOÄ-Katalog hinzufügen

Suchen Sie nach Nummer oder Begriff und übernehmen Sie die tatsächlich erbrachten Leistungen. Erfassen Sie Leistungsdatum, Faktor und die für die jeweilige Position nötigen Angaben. Bei zeitgebundenen Leistungen ist auch die Dauer zu berücksichtigen. Freitextdiagnosen und gegebenenfalls ICD-Angaben beschreiben den Fall; sie ersetzen keine GOÄ-Position.

Kontrollieren Sie Steigerungsfaktoren und Begründungen je Leistung. Für nicht im Katalog enthaltene selbständige Leistungen sind die Voraussetzungen der Analogabrechnung gesondert zu prüfen. Hinterlegte Softwarehinweise unterstützen dabei, erfassen aber nicht jede denkbare GOÄ-Konstellation.

4. Vorschau prüfen und Rechnung abschließen

Prüfen Sie Empfänger, Briefkopf, Leistungszeilen, Beträge und Gesamtbetrag in der Vorschau. Achten Sie besonders auf Mindestzeiten, erforderliche Begründungen, Analogtexte und die passende Steuerzuordnung. Die Übersicht der Pflichtangaben nach § 12 GOÄ hilft bei der Kontrolle.

Beim Abschluss bestätigen Sie den konkreten Entwurf und geben das Rechnungs-PDF aus. Öffnen Sie die gespeicherte Datei anschließend und prüfen Sie, ob die Seiten vollständig und gut lesbar sind. Auf einem Mobilgerät kann der Browser die Datei zunächst in einer Vorschau oder im Teilen-Menü anbieten; wählen Sie dort den gewünschten Speicherort.

5. PDF und Archiv getrennt sichern

Die ausgegebene PDF-Datei ist der lesbare Rechnungsbeleg. Für die weitere Bearbeitung und Ihre lokale Kartei benötigen Sie zusätzlich die Daten der Anwendung. Erstellen Sie daher regelmäßig eine verschlüsselte Sicherungsdatei und prüfen Sie, ob sich diese öffnen lässt.

Das Browserarchiv ist an Website-Adresse, Browserprofil und Gerät gebunden. Das Löschen von Website-Daten oder der Verlust des Geräts kann die lokale Ablage entfernen. Ein Backup der Website auf dem Webserver enthält Ihre lokalen Patienten- und Rechnungsdaten nicht. Hinweise zur Sicherung finden Sie in der Hilfe.

Ist ein Rechnungs-PDF eine E-Rechnung?

Eine einfache PDF-Datei enthält keine strukturierte E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Die Vorgaben zur obligatorischen E-Rechnung betreffen insbesondere bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern; Rechnungen an private Endverbraucher sind davon nicht erfasst. Für den jeweiligen Empfänger und Leistungsfall können andere Anforderungen gelten. Der PDF-Export ist daher keine Zusage, dass damit jeder denkbare Rechnungsfall abgedeckt ist.

Was kostet die PDF-Ausgabe?

Unbegrenzte Einzelrechnungen und deren PDF-Ausgabe gehören zur kostenlosen Basis. Pro ergänzt die Patientenkartei, Dauerdiagnosen sowie Leistungs- und Analogvorlagen. Sie können mit einer Einzelrechnung beginnen und den erweiterten Umfang später wählen. Die aktuellen Gesamtpreise und Laufzeiten finden Sie unter Preise und Umfang.